Kurz gesagt: Ein Immobilienmietverhältnis ist nicht schon deshalb ausreichend geschützt, weil es elektronisch gemeldet wurde oder weil Schlüssel übergeben wurden. Sicherheit liegt im richtigen Vertrag, in der genauen Beschreibung der Immobilie und Nutzung, in der klaren Regelung von Miete, Kaution, Reparaturen, gemeinschaftlichen Kosten, Laufzeit, Beendigung und Übergabenachweisen.

Der Leitfaden hat informativen Charakter und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Ein Mietverhältnis über Hauptwohnraum kann anders zu bewerten sein als ein gewerbliches Mietverhältnis, eine Kurzzeitvermietung wiederum anders als eine Nutzungsüberlassung oder Untervermietung.

1. Der privatschriftliche Vertrag ist die Grundlage des Schutzes

Die elektronische Mietmeldung ist ein wichtiges steuerliches Verfahren, ersetzt aber keinen richtigen privatschriftlichen Vertrag. Der Vertrag beweist, was genau zwischen Vermieter und Mieter vereinbart wurde: Laufzeit, Nutzung, Miete, Kaution, Übergaben, Reparaturen, Kündigung, Verbote und Rechte.

Vor der Unterzeichnung sollten die Daten der Parteien, der Titel oder das Recht des Vermieters zur Vermietung, genaue Adresse, Etage, Nebenräume, Versorgungsnummer, ATAK, vorhandener Energieausweis, soweit erforderlich, und der tatsächliche Zustand der Immobilie geprüft werden.

2. Die Nutzung der Immobilie muss klar schriftlich festgehalten werden

Wohnraummiete, gewerbliche Miete, Lager, Büro, Laden und Kurzzeitnutzung sind nicht dasselbe. Die Nutzung beeinflusst Rechte, steuerliche Behandlung, Genehmigungen, Möglichkeit der Untervermietung, Versicherungsbedarf, Haftung für Schäden und mögliche Einwände einer Wohnungseigentumsgemeinschaft oder Behörde.

Bei einem gewerblichen Raum sollte der Mieter nicht unterschreiben, bevor geprüft ist, dass die Tätigkeit am Standort erlaubt ist. Zu prüfen sind Hausordnung, baurechtliche Beschränkungen, Genehmigungsvoraussetzungen, Erfordernis einer Betriebsanzeige, Publikumszugang, Lagerung von Waren und etwaige Ausbauarbeiten.

3. Miete, Kaution und Zahlungsweise

Die Miete muss hinsichtlich Betrag, Zahlungszeitpunkt, Zahlungsweise und Anpassung klar sein. Zahlung über ein Bankkonto reduziert Beweiskonflikte. Wenn eine Anpassung vereinbart wird, muss sie verständlich und anwendbar sein, nicht eine unbestimmte Klausel, die Streit auslöst.

Die Kaution muss genau geregelt werden. Sie ist keine automatische Vertragsstrafe zugunsten des Vermieters. Es sollte vorgesehen sein, für welche Forderungen sie einbehalten wird, wann sie zurückgegeben wird, wie sie verrechnet wird und was geschieht, wenn nach Auszug Schäden, offene gemeinschaftliche Kosten oder Versorgungsrechnungen bestehen.

4. Übergabe, Zustand der Immobilie und fotografische Dokumentation

Viele Streitigkeiten entstehen nicht wegen der Miete, sondern wegen dessen, was bei Übergabe in der Immobilie vorhanden war. Es sollte ein Übergabeprotokoll geben mit Zählerständen für Strom, Wasser und Erdgas, Anzahl der Schlüssel, Zustand von Wänden, Böden, Rahmen, Elektroinstallation, Sanitärinstallation, Heizung, Geräten und Möbeln, soweit vorhanden.

Fotos und Videos mit Datum vor dem Einzug und beim Auszug sind praktisch entscheidend. Ohne Nachweise kann eine Abnutzung als Schäden des Mieters oder als bereits bestehendes Problem dargestellt werden, je nachdem, wer besser dokumentiert hat.

5. Reparaturen, Abnutzung und gemeinschaftliche Kosten

Der Vertrag sollte übliche Abnutzung von unsachgemäßer Nutzung, Kleinreparaturen von wesentlichen Reparaturen und Nutzungskosten von Eigentumskosten unterscheiden. Bei Wohnraum trägt der Mieter in der Regel Nutzung und laufenden Betrieb, während der Vermieter die Immobilie für die vereinbarte Nutzung geeignet übergeben und erhalten muss. Die genaue Antwort hängt von der Art der Ausgabe und den Vertragsbedingungen ab.

Bei gemeinschaftlichen Kosten sollte angegeben werden, was der Mieter zahlt, wie er informiert wird, ob Rücklagen, Aufzug, Heizung, Wartung, Sonderumlagen oder alte Schulden bestehen. Der Mieter sollte vor Einzug ein Bild der laufenden offenen Beträge verlangen.

6. Elektronische Mietmeldung bei der AADE

Die Meldung informativer Mietdaten erfolgt elektronisch durch den Vermieter oder Untervermieter. Das Verfahren ermöglicht Einreichung, Anzeige und Annahme der Meldung durch die beteiligten Parteien. Die Grunddaten umfassen unter anderem AFM, Datum des Vertrags, Laufzeit, monatliche Miete, ATAK, Versorgungsnummer und Energieausweis, soweit erforderlich.

Die Meldung muss dem tatsächlichen Vertrag entsprechen. Wenn der privatschriftliche Vertrag anderes sagt als die Meldung, entsteht beweisrechtliche Unklarheit. Der Mieter sollte die Meldung prüfen, wenn er benachrichtigt wird, und keine Angaben akzeptieren, die nicht vereinbart wurden, etwa eine andere Miete, Laufzeit oder Nutzung.

7. Laufzeit, Beendigung und Auszug

Die Laufzeit muss klar festgehalten werden. Bei Wohnraum- und gewerblichen Mietverhältnissen können besondere Regeln bestehen, die Ende, Mindestlaufzeit, Kündigung oder Verlängerung beeinflussen. Deshalb sollten Bedingungen nicht zufällig aus alten Verträgen kopiert werden, ohne sie zu prüfen.

Die Beendigung des Mietverhältnisses muss nachweisbar erfolgen. Erforderlich sind, soweit notwendig, eine Aufhebungsvereinbarung oder schriftliche Erklärung, Schlüsselübergabe, abschließende Versorgungsstände, Abrechnung gemeinschaftlicher Kosten und Vereinbarung zur Kaution. Die unterlassene Meldung der Beendigung im steuerlichen Verfahren kann den Eindruck eines aktiven Mietverhältnisses aufrechterhalten und praktische Probleme schaffen.

8. Untervermietung, Überlassung und Kurzzeitnutzung

Der Mieter sollte die Immobilie nicht Dritten überlassen, untervermieten oder für eine Kurzzeitplattform nutzen, ohne dazu klar berechtigt zu sein. Die Kurzzeitvermietung hat einen besonderen Rahmen, steuerliche Pflichten und, soweit anwendbar, die Pflicht zur Eintragung in das entsprechende Register. Wenn der Vertrag Untervermietung oder andere Nutzung verbietet, kann ein Verstoß zu Ansprüchen und zur Beendigung des Mietverhältnisses führen.

Für Unternehmer ist zudem zu prüfen, ob Mitnutzung, Nutzung durch ein verbundenes Unternehmen, Änderung der Firma, Übertragung des Unternehmens oder Eintritt einer neuen juristischen Person in den Raum erlaubt ist. Diese Punkte sollten geregelt werden, bevor das wirtschaftliche Ereignis geschaffen wird.

9. Was eine praktische Mietakte enthalten sollte

  • Privatschriftlicher Vertrag und etwaige Änderungen.
  • Elektronische Mietmeldung und Annahme oder begründete Nichtannahme.
  • Nachweise über Zahlung von Miete und Kaution.
  • Übergabeprotokoll, Fotos, Versorgungsstände und Ausstattungsliste.
  • Versorgungsrechnungen, gemeinschaftliche Kosten und Zahlungsbelege.
  • Korrespondenz zu Reparaturen, Beschwerden, Verzögerungen und Vereinbarungen.
  • Unterlagen zu Beendigung, Schlüsselübergabe und Rückgabe oder Verrechnung der Kaution.

10. Wann eine anwaltliche Prüfung vor der Unterzeichnung erforderlich ist

Eine anwaltliche Prüfung ist besonders nützlich, wenn das Mietverhältnis einen gewerblichen Raum, hohe Miete, lange Laufzeit, Ausbauarbeiten, Sicherheiten, Untervermietung, Kurzzeitverwertung, eine Immobilie mit Rechtmäßigkeitsproblemen oder eine Beziehung zwischen Angehörigen und Gesellschaften betrifft. In diesen Fällen kann der Aufwand eines unzureichenden Vertrags ein Vielfaches der Vorsorgekosten betragen.

Ziel ist nicht, das Mietverhältnis schwerfällig zu machen. Ziel ist, dass die Parteien vor der Schlüsselübergabe wissen, welche Rechte, Pflichten und Nachweise sie haben.

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