Elektronische Rechnungsstellung und myDATA: Was sich 2026 für Unternehmen ändert

Für viele Unternehmen klingt der Begriff "elektronische Rechnungsstellung" wie eine weitere technische Last. In der Praxis geht es aber nicht nur um den Wechsel von Papier zu PDF. Es geht um die Art, wie eine Rechnung ausgestellt, übermittelt, angenommen und dokumentiert wird. Betroffen sind Buchhaltung, ERP, Vertrieb, Verträge mit Kunden, die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, die Wahl eines Anbieters und der tägliche Nachweis, dass das Unternehmen regelkonform arbeitet.

Das Jahr 2026 ist entscheidend, weil die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung schrittweise angewendet wird. Die großen Unternehmen der ersten Phase begannen nach einem verschobenen Zeitplan, während ab Herbst auch die übrigen verpflichteten Einheiten folgen. Zugleich bleibt myDATA der zentrale Mechanismus der elektronischen Bücher der AADE. Ein Unternehmen muss deshalb unterscheiden, was "ich stelle eine elektronische Rechnung aus" bedeutet und was "ich übermittle Daten an myDATA" bedeutet.

Dieser Leitfaden erklärt in einfacher Sprache, was sich ändert, welche Termine ein Unternehmen beachten muss und was praktisch organisiert werden sollte, bevor das Thema dringend wird.

Zuerst die Klärung: Elektronische Rechnungsstellung bedeutet nicht einfach PDF

Ein PDF, das in Word erstellt oder per E-Mail verschickt wurde, ist für sich genommen keine Lösung für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung. Sinn der Regelung ist ein bestimmter Ausstellungs- und Übermittlungsweg mit technischer und steuerlicher Nachvollziehbarkeit. Die AADE unterscheidet Wege wie die Nutzung eines Anbieters elektronischer Rechnungsstellungsdienste oder die Nutzung der Anwendung timologio, während myDATA Belegzusammenfassungen und Klassifizierungen sammelt und registriert.

Einfach gesagt:

Die richtige Frage lautet nicht: "Welchen Knopf drücke ich?" Sie lautet: Welchen Rechnungsstellungsprozess hat mein Unternehmen, und welcher Weg deckt diesen Prozess rechtlich und praktisch ab?

Welche Geschäfte betroffen sind

Der Rahmen umfasst nach den Entscheidungen der AADE und den Griechischen Rechnungslegungsstandards die elektronische Ausstellung von Rechnungen in grundlegenden Geschäftskategorien. Dazu gehören beispielhaft Großhandelsgeschäfte innerhalb Griechenlands mit Einheiten, die den Griechischen Rechnungslegungsstandards unterliegen, Großhandelsgeschäfte mit ausländischen Einheiten aus Drittstaaten außerhalb der EU sowie Geschäfte im Zusammenhang mit öffentlichen Aufträgen oder sonstigen Ausgaben von Stellen der Allgemeinen Regierung.

Das bedeutet, dass ein Unternehmen nicht nur prüfen sollte, ob es "viele Rechnungen schreibt". Es muss sehen, an wen es Rechnungen stellt, welche Arten von Geschäften es hat, ob B2G-Rechnungen vorkommen, ob es an Unternehmen in Griechenland ausstellt, ob es Ausfuhren in Drittstaaten hat und welche Systeme beteiligt sind.

Die wichtigsten Termine des Jahres 2026

Die verpflichtende Anwendung ist in zwei Perioden aufgeteilt. Die erste betrifft Unternehmen mit Bruttoeinnahmen von mehr als 1.000.000 Euro auf Grundlage der Einkommensteuererklärung des Steuerjahres 2023 oder, bei besonderen Fällen juristischer Personen, des Steuerjahres, das im Jahr 2023 begonnen hat. Die zweite betrifft die übrigen verpflichteten Einheiten.

Mit A.1044/2026 wurde der Zeitplan für die erste Periode verschoben. Für Unternehmen der ersten Periode beginnt die Pflicht daher am 2. März 2026, mit einer Übergangsmöglichkeit zur schrittweisen Erfüllung bis einschließlich 3. Mai 2026, sofern die vorgesehenen Nutzungs- beziehungsweise Beginnmeldungen abgegeben wurden. Für die zweite Periode bleibt der Grundtermin der 1. Oktober 2026, mit einer Übergangszeit bis einschließlich 31. Dezember 2026 unter Voraussetzungen.

Die Übergangszeit darf nicht als "Aufschub ohne Pflichten" gelesen werden. Sie ist Anpassungszeit unter Voraussetzungen. Wer bis zur letzten Woche wartet, stößt auf technische Einstellungen, Belegserien, Benutzerrechte, Kundendaten, Umsatzsteuer, Klassifizierungen und Stornoverfahren, die sich nicht immer an einem Tag lösen lassen.

Welche Beziehung zu myDATA besteht

myDATA ist die digitale Plattform der elektronischen Bücher der AADE. Dort werden Zusammenfassungen von Einnahmen- und Ausgabenbelegen übermittelt und erfasst, Transaktionen klassifiziert und die notwendigen buchhalterischen Einträge für die Ergebnisermittlung unterstützt.

Die elektronische Rechnungsstellung betrifft jedoch vor allem die Art der Rechnungsausstellung. myDATA betrifft die elektronische Übermittlung und Erfassung von Daten. In der Praxis sind beide Welten verbunden. Wenn ein Unternehmen über einen Anbieter ausstellt, kann die Übermittlung automatisch erfolgen. Wenn es ein ERP oder einen anderen Ablauf nutzt, muss klar sein, wer was, wann und mit welcher Verantwortung sendet.

Das häufigste Problem ist nicht, dass das Unternehmen gar kein Programm hat. Häufig hat es ein Programm, einen Steuerberater, einen Handelsablauf, ein Lager und einen E-Shop, aber niemand hat festgelegt, wer die letzte Verantwortung trägt, wenn etwas abgelehnt, falsch gesendet oder nicht zugeordnet wird.

Anbieter, ERP oder timologio: Wie entscheidet man?

Es gibt keine Einheitslösung. Ein kleines Unternehmen mit wenigen Rechnungen im Monat kann anders abgedeckt sein als ein Handelsunternehmen mit Lager, Bestellungen, Niederlassungen, B2B-Kunden, Auslandsgeschäften und öffentlichen Aufträgen.

Die Wahl der Lösung sollte in gemeinsamer Abstimmung von Geschäftsleitung, Steuerberater, technischem oder ERP-Partner und, soweit nötig, Rechts- oder Steuerberater erfolgen. Das schlechteste Szenario ist, eine Lösung zu kaufen, ohne die eigenen Abläufe kartiert zu haben.

Was ein Unternehmen vor der Anwendung prüfen sollte

Der Übergang ist leichter, wenn er als kleines Compliance-Projekt behandelt wird und nicht als "installiere ein Plugin". Eine praktische Checkliste lautet:

Wenn ein Unternehmen ein hohes Rechnungsvolumen hat, muss der Test mit realen Szenarien erfolgen: Anzahlung, Teillieferung, Gutschrift, ausländischer Kunde, öffentliche Stelle, falsche Steuernummer, Serienwechsel, Internetausfall, Preisänderung nach Ausstellung.

Bußgelder und Risiko: Warum es nicht nur ein technisches Thema ist

Die AADE hat Hinweise zu Verstößen gegen die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung erlassen. Das Unternehmen muss verstehen, dass Nichtkonformität als steuerlicher Verstoß behandelt werden kann und nicht als bloße technische Schwierigkeit. Wenn es nicht nachweisen kann, dass es das Verfahren richtig angewendet hat, bleibt das Risiko nicht in der Buchhaltung.

Neben dem Bußgeld gibt es ein operatives Risiko: Kunden, die eine Rechnung nicht akzeptieren, Zahlungsverzögerungen, falsche Übermittlung, Streit mit der Buchhaltung, blockierte Rechnungsstellung am Monatsende, Abweichungen mit myDATA und zusätzliche Supportkosten.

Gute Compliance zeigt sich an drei Punkten:

1. Das Unternehmen weiß, welche Pflicht es betrifft und ab wann.
2. Der Ausstellungsprozess funktioniert technisch vor der Frist.
3. Es gibt eine zuständige Person, die Fehler, Ablehnungen und Korrekturen verfolgt.

Beispiel: kleines Handelsunternehmen

Ein Handelsunternehmen mit einem Umsatz von 650.000 Euro im Jahr 2023 kann in die zweite Periode fallen. Das heißt nicht, dass es bis September 2026 warten sollte. Wenn es ERP, E-Shop, Verkäufer mit Belegausstellung und Lager hat, muss es früher beginnen. Es muss prüfen, ob das ERP den Ablauf unterstützt, ob der Steuerberater Zugang zu Fehlern hat, ob die Kundendaten richtig sind und ob die aus dem E-Shop erzeugten Belege korrekt zugeordnet werden.

Entscheidend ist nicht, dass am 1. Oktober die erste Rechnung geklickt wird. Entscheidend ist, dass die Rechnungsstellung am 3. Oktober nicht stoppt, weil niemand eine Gutschrift oder ein Storno getestet hat.

Beispiel: Unternehmen mit mehr als 1.000.000 Euro Einnahmen

Für ein Unternehmen der ersten Periode ist die Frage unmittelbarer. Ab dem 2. März 2026 ist die Pflicht bereits aktiviert, mit einer Übergangszeit bis zum 3. Mai 2026 unter Voraussetzungen. Wenn das Unternehmen die Übergangsmöglichkeit genutzt hat, muss es klare Nachweise haben, dass die erforderlichen Meldungen rechtzeitig abgegeben wurden und die Anpassung nicht nur als Absicht stehen blieb.

In einem solchen Unternehmen sollte die Geschäftsleitung einen Statusbericht verlangen: welcher Ablauf angewendet wird, welcher Anbieter oder welche Anwendung genutzt wird, wie viele Belege korrekt ausgestellt wurden, wie viele fehlgeschlagen sind, welche korrigiert wurden und welche offen bleiben.

Was in einer internen Richtlinie stehen sollte

Es braucht kein riesiges Handbuch. Es braucht aber einen kurzen, praktischen Text, der sagt:

• ab welchem Datum die Pflicht im Unternehmen gilt,
• welche Ausstellungslösung verwendet wird,
• wer zur Ausstellung und Stornierung berechtigt ist,
• wer Übermittlungsfehler prüft,
• wie Fehler korrigiert werden,
• wer den Steuerberater informiert,
• wo Nachweise zu Einstellungen, Meldungen und Berichten aufbewahrt werden.

Dieses Dokument schützt das Unternehmen auch praktisch. Wenn ein Mitarbeiter, Steuerberater oder technischer Partner wechselt, muss nicht alles von vorn entdeckt werden.

Häufige Fragen

Bedeutet myDATA, dass ich keine elektronische Rechnungsstellung brauche?

Nein. myDATA ist die Plattform der elektronischen Bücher und der Datenübermittlung beziehungsweise Datenerfassung. Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung betrifft die Art der Rechnungsausstellung für bestimmte Geschäfte und verpflichtete Einheiten. Die beiden Begriffe hängen zusammen, sind aber nicht dasselbe.

Kann ich nur timologio verwenden?

Für manche Unternehmen kann das eine Lösung sein, insbesondere wenn der Ablauf einfach ist. Wenn es aber komplexe Verkäufe, Lager, viele Ausstellungsstellen, E-Shop oder Sonderabläufe gibt, muss sorgfältig geprüft werden, ob es den realen Betrieb abdeckt.

Bin ich automatisch in Ordnung, wenn ich ein ERP habe?

Nein. Das ERP muss richtig eingerichtet sein, die erforderlichen Abläufe unterstützen und ein Verfahren zur Fehlerkontrolle haben. Dass ein Programm einen "myDATA-Knopf" hat, bedeutet nicht, dass das ganze Unternehmen compliant ist.

Was sollte ich vom Steuerberater und vom Techniker verlangen?

Verlangen Sie ein schriftliches Bild: in welche Periode Sie fallen, welche Lösung empfohlen wird, welche Meldungen nötig sind, welche Tests durchgeführt wurden, welche Fehler aufgetreten sind und wer sie verfolgt.

Wann sollte ich beginnen, wenn ich in der zweiten Periode bin?

Nicht im letzten Moment. Die zweite Periode beginnt am 1. Oktober 2026 und hat unter Voraussetzungen einen Übergangsrahmen bis 31. Dezember 2026. Die Vorbereitung sollte aber früher beginnen, insbesondere wenn ein ERP oder eine große Zahl von Belegen vorhanden ist.

Nützliche Quellen

• AADE, myDATA - Elektronische Bücher: AADE - myDATA elektronische Bücher
• AADE, A.1128/15-09-2025: https://www.aade.gr/egkyklioi-kai-apofaseis/mydata-diataxeis/1128-15-09-2025
• Regierungsblatt A.1128/2025: https://www.aade.gr/sites/default/files/2025-09/a1128_2025fek.pdf
• AADE, A.1044/17-02-2026: https://www.aade.gr/egkyklioi-kai-apofaseis/mydata-diataxeis/1044-17-02-2026
• Regierungsblatt A.1044/2026: https://www.aade.gr/sites/default/files/2026-02/a1044fek.pdf
• AADE, E.2004/13-02-2026 zu Bußgeldern: https://www.aade.gr/egkyklioi-kai-apofaseis/mydata-diataxeis/e-2004-13-02-2026
• AADE, Anbieter elektronischer Rechnungsstellungsdienste: AADE - Anbieter elektronischer Rechnungsstellung