Kurz gesagt: Die sichere Aufnahme einer Unternehmenstätigkeit erschöpft sich nicht in der Erteilung einer AFM oder der Eintragung in das GEMI. Sie ist zuerst eine rechtliche Entscheidung darüber, wer Verantwortung übernimmt, mit welchem Vermögen, mit welchen Gesellschaftern, an welchem Standort, mit welchen Genehmigungen und mit welchem vertraglichen Schutz gegenüber Kunden, Lieferanten, Arbeitnehmern und Partnern.

Der folgende Leitfaden hat informativen Charakter und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. In der Praxis kann dieselbe Tätigkeit unterschiedliche Pflichten auslösen, je nach KAD, Betriebsstandort, Nutzung personenbezogener Daten, Beteiligung von Gesellschaftern, Vorhandensein von Arbeitnehmern und Vertriebsweg.

1. Die erste rechtliche Entscheidung ist die Rechtsform des Unternehmens

Die Wahl zwischen Einzelunternehmen und Gesellschaftsform sollte nicht nur nach den Gründungskosten erfolgen. Entscheidend ist, wer rechtlich und wirtschaftlich exponiert ist, wenn das Unternehmen Verbindlichkeiten begründet, wenn es zu einer Auseinandersetzung mit einem Gesellschafter kommt, wenn ein Kunde Ansprüche erhebt oder wenn Finanzierung erforderlich wird.

Einzelunternehmen

Das Einzelunternehmen ist in der Regel einfacher für eine Person, die allein beginnt und eine Tätigkeit schnell aufnehmen möchte. Der Nachteil liegt darin, dass der Unternehmer ohne gesellschaftsrechtliche Haftungstrennung handelt. Handelsrechtliche, steuerliche und vertragliche Pflichten sind unmittelbar mit ihm verbunden. Für risikoarme Tätigkeiten kann dies eine praktische Lösung sein, ist aber keine neutrale Wahl, wenn erhebliche Warenbestände, eine gewerbliche Miete, Personal, Fremdfinanzierung oder mögliche Kundenansprüche bestehen.

Gesellschaftsform

Eine Gesellschaft schafft einen gesonderten Träger der Tätigkeit und ermöglicht eine bessere Regelung der Beziehungen zwischen Gesellschaftern. Das bedeutet nicht, dass jedes persönliche Risiko verschwindet. Persönliche Garantien, Geschäftsführerhaftung, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Pflichten, unlautere Handlungen oder eine mangelhafte Einhaltung gesellschaftsrechtlicher Verfahren können persönliche Exponierung wieder aufleben lassen.

  • IKE: häufige Wahl für kleine und mittlere Tätigkeiten, grundsätzlich mit flexibler Struktur und beschränkter Haftung. Eine sorgfältige Satzung ist erforderlich, insbesondere bei Gesellschaften mit mehreren Gesellschaftern.
  • OE oder EE: kann zu einer engen persönlichen Zusammenarbeit passen, die Haftung der persönlich haftenden Gesellschafter ist jedoch ein wesentlicher Prüfpunkt.
  • AE: kommt in Betracht, wenn komplexere Corporate Governance, Investoren, Aktienübertragung oder ein größeres Kapitalprofil benötigt werden.

Bei einem Unternehmen mit mehreren Personen sollte die Satzung nicht beim rein formalen Muster stehen bleiben. Zu prüfen sind Stimmrechte, Eintritt und Austritt von Gesellschaftern, Übertragung von Anteilen, Tod oder Geschäftsunfähigkeit eines Gesellschafters, Pattsituationen bei Entscheidungen, Vergütung des Geschäftsführers, Wettbewerbsverbote und der Umgang mit geistigem Eigentum.

2. Gründung, GEMI, AADE und sozialversicherungsrechtliche Zuordnung

Bei Gesellschaftsformen erfolgt die Gründung in der Regel über die Elektronische One-Stop-Stelle. Das Verfahren ist mit Vorprüfung der Firma, Satzung, Annahme durch die Mitglieder, Eintragung in GEMI und Kammer, Erteilung der AFM und Aktualisierung der zuständigen Systeme verbunden. Die Einfachheit des elektronischen Verfahrens beseitigt nicht die Notwendigkeit einer vorherigen rechtlichen Prüfung der Kooperationsbedingungen.

Bei einem Einzelunternehmen kann die Aufnahme der Tätigkeit für natürliche Personen mit Sitz in Griechenland digital nach dem von gov.gr und AADE vorgesehenen Verfahren erfolgen. Vor der ersten Transaktion muss sichergestellt sein, dass Tätigkeit, Sitz und KAD korrekt angemeldet wurden. Ein falscher oder unvollständiger KAD ist kein bloßes Detail, weil er Genehmigungen, MwSt., Versicherung und die Möglichkeit rechtmäßiger Rechnungsstellung beeinflussen kann.

Nach der Aufnahme bei der Steuerverwaltung müssen nicht angestellte Personen, die versicherungspflichtig sind, auch die Eintragung oder Zuordnung beim e-EFKA entsprechend ihrer Versicherungseigenschaft und den angemeldeten KAD prüfen. Besondere Aufmerksamkeit ist bei Geschäftsführern von Gesellschaften, paralleler abhängiger Beschäftigung, Rentnern, Berufsangehörigen mit besonderen Kassen und Personen erforderlich, die erstmals beginnen.

3. Sitz und gewerblicher Raum

Der Sitz ist nicht nur eine Adresse für das Finanzamt. Es muss eine rechtliche Grundlage für die Nutzung des Raums bestehen, etwa Miete, Eigentum oder Nutzungsüberlassung, und es ist zu prüfen, ob die konkrete Nutzung nach Mietvertrag, Hausordnung, baurechtlichen Beschränkungen oder besonderem Genehmigungsrahmen erlaubt ist.

Bei einer gewerblichen Miete sollten vor Unterzeichnung mindestens Laufzeit, Möglichkeit der Untervermietung oder Mitnutzung, Ausbauarbeiten, Pflichten im Zusammenhang mit Genehmigungen, die MwSt. auf die Miete, soweit sie relevant ist, Sicherheiten, vorzeitige Beendigung und Rückgabe des Raums geprüft werden. Viele neue Unternehmen binden sich an ungeeignete Räume, bevor bestätigt ist, dass die Tätigkeit dort zulässig ist.

4. Genehmigungen, Meldungen und regulierte Tätigkeiten

Die steuerliche Aufnahme bedeutet nicht automatisch das Recht, jede Tätigkeit auszuüben. Bestimmte Branchen benötigen eine Aufnahme-Meldung, Genehmigung, besondere Raumanforderungen, eine fachlich verantwortliche Person, technische Unterlagen oder die Aufbewahrung von Nachweisen vor Ort. Die Abgabe von Meldungen nach Gesetz 4442/2016 erfolgt inzwischen über die entsprechende Informationsumgebung OpenBusiness oder den Nachfolgedienst, auf den NotifyBusiness verweist.

Rechtlich ist der richtige Schritt, vor Betriebsbeginn eine Prüfung nach KAD und tatsächlicher Tätigkeit vorzunehmen. Ein Dienstleistungsbüro kann anders behandelt werden als ein Betrieb von gesundheitlichem Interesse, eine verarbeitende Tätigkeit anders als eine touristische Dienstleistung und wiederum anders als eine Tätigkeit mit Ausrüstung, Abfällen oder besonderen Gesundheits- und Sicherheitsregeln.

5. Verträge, die vor Aufnahme der Tätigkeit vorhanden sein sollten

Das neue Unternehmen sollte in wesentlichen Beziehungen nicht auf mündliche Vereinbarungen gestützt arbeiten. Der Vertrag ist kein formales Hindernis, sondern ein Mechanismus für Nachweis, Vorbeugung und Schädensbegrenzung. Je nach Betriebsmodell sind unterschiedliche Texte erforderlich.

  • Zwischen Gesellschaftern: Satzung und, soweit erforderlich, privatrechtliche Gesellschaftervereinbarung zu Geschäftsführung, Finanzierung, Rollen, Ausscheiden und Lösung von Pattsituationen.
  • Mit Kunden: klare Auftragsbedingungen, Leistungsgegenstand, Vergütung, Liefergegenstände, Fristen, Haftungsgrenzen, Änderungsverfahren und Nachweis der Annahme.
  • Mit Lieferanten: Lieferzeit, Qualität, Gewährleistung, Rückgaben, Verzugsstrafen, Kontrollrechte und Vertragsbeendigung.
  • Mit Partnern: Abgrenzung freier Zusammenarbeit von abhängiger Beschäftigung, Vertraulichkeit, Nichtnutzung des Kundenstamms und Urheberrechte.
  • Für Online-Verkäufe: Nutzungsbedingungen, Rückgaberichtlinie, Verbraucherinformation, Schutz personenbezogener Daten und Cookie-Regeln.

Die häufigste Schwäche neuer Unternehmen besteht darin, dass Vereinbarungen erst nach Auftreten eines Konflikts niedergeschrieben werden. Dann verhindert der Vertrag das Problem nicht mehr, sondern versucht lediglich zu beweisen, was vereinbart wurde.

6. Arbeitnehmer, Partner und die tatsächliche Beschäftigungsbeziehung

Wenn das Unternehmen Personal beschäftigt, muss dies vor dem ersten Arbeitstag organisiert werden. Eine Vergütungsabrede genügt nicht. Erforderlich sind korrekte sozialversicherungs- und arbeitsrechtliche Erfassung, klare Stelle, Arbeitszeit, Vergütung, Regelungen zu Ausstattung, Vertraulichkeit und Zugriff auf Daten oder Unternehmenssysteme.

Besondere Aufmerksamkeit ist bei Partnern erforderlich, die auf Rechnung Dienstleistungen erbringen. Die Bezeichnung des Vertrags bestimmt für sich allein nicht die tatsächliche rechtliche Natur der Beziehung. Wenn Merkmale abhängiger Beschäftigung vorliegen, etwa feste Arbeitszeit, Ausschließlichkeit, hierarchische Kontrolle und Eingliederung in die Unternehmensorganisation, kann die Beziehung anders bewertet werden als im Vertrag bezeichnet.

7. Personenbezogene Daten und digitaler Betrieb

Jedes Unternehmen, das Daten von Kunden, Arbeitnehmern, Website-Besuchern oder Partnern erhebt, verarbeitet personenbezogene Daten. Compliance beschränkt sich nicht auf eine kopierte Datenschutzerklärung. Es muss bekannt sein, welche Daten erhoben werden, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange sie aufbewahrt werden, wer Zugriff hat und welche Drittanbieter eingesetzt werden.

Bei Websites, Onlineshops, Kontaktformularen und Newslettern ist eine klare Information des Nutzers erforderlich. Für Analysewerkzeuge, Werbepixel und nicht notwendige Cookies ist besondere Aufmerksamkeit bei der Einwilligung erforderlich. Wenn die Tätigkeit systematische Überwachung, sensible Daten oder Verarbeitung in großem Umfang umfasst, ist zu prüfen, ob zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind, etwa eine Datenschutz-Folgenabschätzung oder ein Datenschutzbeauftragter.

8. Geistiges Eigentum, Marke und Unternehmensidentität

Der Unternehmensname, die Domain, das Logo, Software, Fotos, Texte, Datenbanken und Social-Media-Konten haben wirtschaftlichen Wert. Bevor Zeit und Geld in eine Marke investiert werden, sollte geprüft werden, ob Firma oder unterscheidender Titel mit bestehenden Rechten kollidieren und ob eine Markenanmeldung erforderlich ist.

Wenn ein Dritter Logo, Website, Fotos oder Software erstellt, muss das Unternehmen eine schriftliche Übertragung oder Nutzungsberechtigung der entsprechenden Rechte haben. Die Bezahlung eines Urhebers bedeutet nicht immer eine vollständige Übertragung geistigen Eigentums, wenn dies nicht ausdrücklich vorgesehen ist.

9. Praktische Prüfung vor der ersten Transaktion

  • Wurde die Rechtsform nach Haftung, Gesellschaftern, Finanzierung und tatsächlichem Unternehmensrisiko gewählt?
  • Wurden Firma, unterscheidender Titel, Domain und eine mögliche Marke geprüft?
  • Wurde Gründung oder Aufnahme korrekt bei GEMI, AADE und, soweit erforderlich, bei Sozialversicherungsträgern abgeschlossen?
  • Bilden die KAD die tatsächliche Tätigkeit ab und wurden genehmigungsrechtliche Folgen geprüft?
  • Erlauben Sitz oder gewerblicher Raum die konkrete Nutzung?
  • Gibt es schriftliche Verträge mit Gesellschaftern, Kunden, Lieferanten und wesentlichen Partnern?
  • Wurden Arbeitnehmer oder Partner organisiert, ohne verdeckte arbeits- oder sozialversicherungsrechtliche offene Punkte zu schaffen?
  • Gibt es eine Datenschutzerklärung, Cookie-Regeln, ein Verzeichnis grundlegender Verarbeitungsvorgänge und, soweit erforderlich, Verträge mit Auftragsverarbeitern?
  • Sind Zahlungs-, Rechnungs-, Rückgabe-, Gewährleistungs- und Beschwerderegeln festgelegt?
  • Gibt es eine Akte mit Beschlüssen, Satzung, Mietverträgen, Genehmigungen, Verträgen, Steuerdaten und Einreichungsnachweisen?

10. Wann eine individuelle Prüfung vorgeschaltet werden sollte

Eine anwaltliche Prüfung vor Aufnahme der Tätigkeit ist besonders nützlich, wenn mehrere Gesellschafter, ein Investor, ein Darlehen, persönliche Garantien, eine gewerbliche Miete, Arbeitnehmer, Online-Verkäufe, Verarbeitung sensibler Daten, eine erlaubnispflichtige Tätigkeit oder eine wesentliche Abhängigkeit von Marke und geistigem Eigentum bestehen.

Ziel ist nicht, den Unternehmensstart zu verzögern. Ziel ist ein klares Rahmenwerk, damit der erste Verkauf, die erste Einstellung, die erste Zusammenarbeit und der erste Vertrag nicht ein Problem schaffen, das später ein Vielfaches kosten würde.

Offizielle Ausgangspunkte für die Prüfung