Σύντομη θέση: η ασφαλής έναρξη μιας επιχείρησης δεν εξαντλείται στην έκδοση ΑΦΜ ή στην εγγραφή στο ΓΕΜΗ. Είναι πρώτα νομική απόφαση για το ποιος αναλαμβάνει ευθύνη, με ποια περιουσία, με ποιους εταίρους, σε ποιον χώρο, με ποιες άδειες και με ποια συμβατική προστασία απέναντι σε πελάτες, προμηθευτές, εργαζόμενους και συνεργάτες.

Ο οδηγός που ακολουθεί έχει ενημερωτικό χαρακτήρα και δεν αντικαθιστά εξατομικευμένη νομική συμβουλή. Στην πράξη, η ίδια δραστηριότητα μπορεί να έχει διαφορετικές υποχρεώσεις ανάλογα με τον ΚΑΔ, τον χώρο εγκατάστασης, τη χρήση προσωπικών δεδομένων, τη συμμετοχή εταίρων, την ύπαρξη εργαζομένων και τον τρόπο πώλησης.

1. Η πρώτη νομική απόφαση είναι η μορφή της επιχείρησης

Η επιλογή ανάμεσα σε ατομική επιχείρηση και εταιρική μορφή δεν πρέπει να γίνεται μόνο με κριτήριο το κόστος σύστασης. Το κρίσιμο ερώτημα είναι ποιος εκτίθεται νομικά και οικονομικά αν η επιχείρηση δημιουργήσει οφειλές, αν προκύψει διαφωνία με εταίρο, αν υπάρξει απαίτηση πελάτη ή αν χρειαστεί χρηματοδότηση.

Ατομική επιχείρηση

Η ατομική επιχείρηση είναι συνήθως απλούστερη για ένα πρόσωπο που ξεκινά μόνο του και θέλει γρήγορη ενεργοποίηση δραστηριότητας. Το μειονέκτημα είναι ότι ο επιχειρηματίας λειτουργεί χωρίς εταιρικό διαχωρισμό ευθύνης. Οι εμπορικές, φορολογικές και συμβατικές υποχρεώσεις συνδέονται άμεσα με τον ίδιο. Για δραστηριότητες χαμηλού ρίσκου μπορεί να είναι πρακτική λύση, αλλά δεν είναι ουδέτερη επιλογή όταν υπάρχουν μεγάλα αποθέματα, μίσθωση επαγγελματικού χώρου, προσωπικό, δανεισμός ή πιθανές αξιώσεις πελατών.

Εταιρική μορφή

Η εταιρεία οργανώνει χωριστό φορέα δραστηριότητας και επιτρέπει καλύτερη ρύθμιση σχέσεων μεταξύ εταίρων. Αυτό δεν σημαίνει ότι εξαφανίζεται κάθε προσωπικός κίνδυνος. Προσωπικές εγγυήσεις, ευθύνη διαχειριστή, φορολογικές και ασφαλιστικές υποχρεώσεις, αθέμιτες πράξεις ή ελλιπής τήρηση εταιρικών διαδικασιών μπορούν να επαναφέρουν προσωπική έκθεση.

  • ΙΚΕ: συχνή επιλογή για μικρές και μεσαίες δραστηριότητες, με ευελιξία στη δομή και περιορισμένη ευθύνη κατά βάση. Χρειάζεται προσεκτικό καταστατικό, ιδίως σε εταιρείες με περισσότερους εταίρους.
  • ΟΕ ή ΕΕ: μπορεί να ταιριάζει σε στενή προσωπική συνεργασία, αλλά η ευθύνη των ομόρρυθμων εταίρων είναι σοβαρό σημείο ελέγχου.
  • ΑΕ: ενδείκνυται όταν υπάρχει ανάγκη πιο σύνθετης εταιρικής διακυβέρνησης, επενδυτών, μετοχικής μεταβίβασης ή μεγαλύτερης κεφαλαιακής εικόνας.

Σε πολυπρόσωπη επιχείρηση, το καταστατικό δεν πρέπει να μένει στο απολύτως τυπικό πρότυπο. Πρέπει να εξετάζονται δικαιώματα ψήφου, είσοδος και έξοδος εταίρων, μεταβίβαση μεριδίων, θάνατος ή ανικανότητα εταίρου, αδιέξοδο στη λήψη αποφάσεων, αμοιβή διαχειριστή, απαγόρευση ανταγωνισμού και χειρισμός πνευματικής ιδιοκτησίας.

2. Σύσταση, ΓΕΜΗ, ΑΑΔΕ και ασφαλιστική υπαγωγή

Για εταιρικές μορφές, η σύσταση γίνεται συνήθως μέσω της Ηλεκτρονικής Υπηρεσίας Μιας Στάσης. Η διαδικασία συνδέεται με προέλεγχο επωνυμίας, καταστατικό, αποδοχή από τα μέλη, εγγραφή σε ΓΕΜΗ και Επιμελητήριο, λήψη ΑΦΜ και ενημέρωση αρμόδιων συστημάτων. Η ευκολία της ηλεκτρονικής διαδικασίας δεν καταργεί την ανάγκη να έχει προηγηθεί νομικός έλεγχος των όρων συνεργασίας.

Για ατομική επιχείρηση, η έναρξη μπορεί να γίνει ψηφιακά για φυσικά πρόσωπα που δραστηριοποιούνται με έδρα στην Ελλάδα, με τη διαδικασία που προβλέπεται από το gov.gr και την ΑΑΔΕ. Πριν την πρώτη συναλλαγή πρέπει να έχει διασφαλιστεί ότι η δραστηριότητα, η έδρα και οι ΚΑΔ έχουν δηλωθεί σωστά. Λανθασμένος ή ελλιπής ΚΑΔ δεν είναι απλή λεπτομέρεια, γιατί μπορεί να επηρεάσει αδειοδότηση, ΦΠΑ, ασφάλιση και δυνατότητα νόμιμης τιμολόγησης.

Μετά την έναρξη στη φορολογική διοίκηση, οι μη μισθωτοί που έχουν υποχρέωση ασφάλισης πρέπει να κινηθούν και ως προς την εγγραφή ή υπαγωγή στον e-ΕΦΚΑ σύμφωνα με την ασφαλιστική τους ιδιότητα και τους δηλωθέντες ΚΑΔ. Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται σε διαχειριστές εταιρειών, παράλληλη μισθωτή απασχόληση, συνταξιούχους, επαγγελματίες με ειδικά ταμεία και πρόσωπα που ξεκινούν για πρώτη φορά.

3. Έδρα και επαγγελματικός χώρος

Η έδρα δεν είναι απλώς διεύθυνση για την εφορία. Πρέπει να υπάρχει νόμιμη βάση χρήσης του χώρου, όπως μίσθωση, κυριότητα ή παραχώρηση, και να ελέγχεται αν η συγκεκριμένη χρήση επιτρέπεται από τη μίσθωση, τον κανονισμό πολυκατοικίας, πολεοδομικούς περιορισμούς ή ειδικό αδειοδοτικό πλαίσιο.

Σε επαγγελματική μίσθωση, πριν την υπογραφή πρέπει να ελεγχθούν τουλάχιστον η διάρκεια, η δυνατότητα υπεκμίσθωσης ή συστέγασης, οι εργασίες διαμόρφωσης, οι υποχρεώσεις για άδειες, ο ΦΠΑ στη μίσθωση όπου τίθεται ζήτημα, οι εγγυήσεις, η πρόωρη λύση και η επιστροφή του χώρου. Πολλές νέες επιχειρήσεις δεσμεύονται σε ακατάλληλο χώρο πριν επιβεβαιώσουν ότι η δραστηριότητα επιτρέπεται εκεί.

4. Άδειες, γνωστοποιήσεις και ρυθμιζόμενες δραστηριότητες

Η φορολογική έναρξη δεν σημαίνει αυτομάτως δικαίωμα λειτουργίας για κάθε δραστηριότητα. Ορισμένοι κλάδοι χρειάζονται γνωστοποίηση έναρξης δραστηριότητας, έγκριση, ειδικές προδιαγραφές χώρου, υπεύθυνο επιστήμονα, τεχνικό φάκελο ή τήρηση δικαιολογητικών στον χώρο. Η υποβολή γνωστοποιήσεων του ν. 4442/2016 γίνεται πλέον μέσα από το σχετικό πληροφοριακό περιβάλλον OpenBusiness ή τη διάδοχη υπηρεσία που παραπέμπει το NotifyBusiness.

Νομικά, το σωστό βήμα είναι να γίνει έλεγχος ανά ΚΑΔ και πραγματική δραστηριότητα πριν αρχίσει η λειτουργία. Άλλη μεταχείριση μπορεί να έχει ένα γραφείο παροχής υπηρεσιών, άλλη ένα κατάστημα υγειονομικού ενδιαφέροντος, άλλη μια μεταποιητική δραστηριότητα, άλλη μια τουριστική υπηρεσία και άλλη μια δραστηριότητα με εξοπλισμό, απόβλητα ή ειδικούς κανόνες υγείας και ασφάλειας.

5. Συμβάσεις που πρέπει να υπάρχουν πριν ξεκινήσει η δραστηριότητα

Η νέα επιχείρηση δεν πρέπει να λειτουργεί με προφορικές συμφωνίες σε κρίσιμες σχέσεις. Η σύμβαση δεν είναι τυπικό εμπόδιο, αλλά μηχανισμός απόδειξης, πρόληψης και περιορισμού ζημίας. Χρειάζονται διαφορετικά κείμενα ανάλογα με το μοντέλο λειτουργίας.

  • Μεταξύ εταίρων: καταστατικό και, όπου χρειάζεται, ιδιωτικό συμφωνητικό εταίρων για διοίκηση, χρηματοδότηση, ρόλους, αποχώρηση και επίλυση αδιεξόδων.
  • Με πελάτες: σαφείς όροι ανάθεσης, αντικείμενο, αμοιβή, παραδοτέα, προθεσμίες, όρια ευθύνης, διαδικασία αλλαγών και απόδειξη αποδοχής.
  • Με προμηθευτές: χρόνος παράδοσης, ποιότητα, εγγύηση, επιστροφές, ρήτρες καθυστέρησης, δικαιώματα ελέγχου και λύση σύμβασης.
  • Με συνεργάτες: διάκριση ανεξάρτητης συνεργασίας από εξαρτημένη εργασία, εμπιστευτικότητα, μη χρήση πελατολογίου και πνευματικά δικαιώματα.
  • Για ηλεκτρονικές πωλήσεις: όροι χρήσης, πολιτική επιστροφών, ενημέρωση καταναλωτή, προστασία προσωπικών δεδομένων και κανόνες cookies.

Η πιο συχνή αδυναμία στις νέες επιχειρήσεις είναι ότι οι συμφωνίες γράφονται αφού εμφανιστεί η σύγκρουση. Τότε όμως η σύμβαση δεν προλαμβάνει το πρόβλημα, απλώς προσπαθεί να αποδείξει τι συμφωνήθηκε.

6. Εργαζόμενοι, συνεργάτες και πραγματική σχέση απασχόλησης

Αν η επιχείρηση απασχολήσει προσωπικό, πρέπει να οργανωθεί πριν την πρώτη ημέρα εργασίας. Δεν αρκεί να υπάρχει συμφωνία αμοιβής. Χρειάζονται ορθή ασφαλιστική και εργασιακή καταχώριση, σαφής θέση, ωράριο, αμοιβές, πολιτικές εξοπλισμού, εμπιστευτικότητα και κανόνες πρόσβασης σε δεδομένα ή εταιρικά συστήματα.

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται στους συνεργάτες με τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών. Η ονομασία της σύμβασης δεν δεσμεύει από μόνη της την πραγματική νομική φύση της σχέσης. Αν υπάρχουν στοιχεία εξαρτημένης εργασίας, όπως σταθερό ωράριο, αποκλειστικότητα, ιεραρχικός έλεγχος και ένταξη στην οργάνωση της επιχείρησης, η σχέση μπορεί να κριθεί διαφορετικά από αυτό που γράφει το συμφωνητικό.

7. Προσωπικά δεδομένα και ψηφιακή λειτουργία

Κάθε επιχείρηση που συλλέγει στοιχεία πελατών, εργαζομένων, επισκεπτών ιστοσελίδας ή συνεργατών επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα. Η συμμόρφωση δεν περιορίζεται σε μια αντιγραμμένη πολιτική απορρήτου. Πρέπει να είναι γνωστό ποια δεδομένα συλλέγονται, για ποιον σκοπό, με ποια νομική βάση, για πόσο διατηρούνται, ποιος έχει πρόσβαση και ποιοι τρίτοι πάροχοι χρησιμοποιούνται.

Σε ιστοσελίδες, ηλεκτρονικά καταστήματα, φόρμες επικοινωνίας και newsletter χρειάζεται καθαρή ενημέρωση του χρήστη. Για εργαλεία analytics, διαφημιστικά pixels και μη αναγκαία cookies απαιτείται ιδιαίτερη προσοχή στη συγκατάθεση. Αν η δραστηριότητα περιλαμβάνει συστηματική παρακολούθηση, ευαίσθητα δεδομένα ή μεγάλη κλίμακα επεξεργασίας, πρέπει να εξεταστεί αν απαιτούνται πρόσθετα μέτρα, όπως εκτίμηση αντικτύπου ή Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων.

8. Πνευματική ιδιοκτησία, σήμα και εταιρική ταυτότητα

Το όνομα της επιχείρησης, το domain, το λογότυπο, το λογισμικό, οι φωτογραφίες, τα κείμενα, οι βάσεις δεδομένων και οι λογαριασμοί κοινωνικών δικτύων έχουν οικονομική αξία. Πριν επενδυθεί χρόνος και χρήμα σε brand, πρέπει να ελεγχθεί αν η επωνυμία ή ο διακριτικός τίτλος συγκρούεται με προϋπάρχοντα δικαιώματα και αν χρειάζεται κατοχύρωση εμπορικού σήματος.

Όταν τρίτος δημιουργεί λογότυπο, ιστοσελίδα, φωτογραφίες ή λογισμικό, η επιχείρηση πρέπει να έχει γραπτή μεταβίβαση ή άδεια χρήσης των σχετικών δικαιωμάτων. Η πληρωμή ενός δημιουργού δεν σημαίνει πάντοτε πλήρη μεταβίβαση πνευματικής ιδιοκτησίας, αν αυτό δεν προβλέπεται ρητά.

9. Πρακτικός έλεγχος πριν την πρώτη συναλλαγή

  • Έχει επιλεγεί νομική μορφή με βάση ευθύνη, εταίρους, χρηματοδότηση και πραγματικό επιχειρηματικό ρίσκο;
  • Έχουν ελεγχθεί επωνυμία, διακριτικός τίτλος, domain και πιθανό εμπορικό σήμα;
  • Η σύσταση ή έναρξη έχει ολοκληρωθεί σωστά σε ΓΕΜΗ, ΑΑΔΕ και όπου απαιτείται σε ασφαλιστικούς φορείς;
  • Οι ΚΑΔ αποτυπώνουν την πραγματική δραστηριότητα και έχουν ελεγχθεί οι αδειοδοτικές συνέπειες;
  • Η έδρα ή ο επαγγελματικός χώρος επιτρέπουν τη συγκεκριμένη χρήση;
  • Υπάρχουν έγγραφες συμβάσεις με εταίρους, πελάτες, προμηθευτές και βασικούς συνεργάτες;
  • Έχουν οργανωθεί εργαζόμενοι ή συνεργάτες χωρίς να δημιουργούνται κρυφές εργασιακές ή ασφαλιστικές εκκρεμότητες;
  • Υπάρχει πολιτική απορρήτου, κανόνες cookies, αρχείο βασικών επεξεργασιών και συμβάσεις με εκτελούντες την επεξεργασία όπου χρειάζεται;
  • Έχουν οριστεί όροι πληρωμής, τιμολόγησης, επιστροφών, εγγυήσεων και διαχείρισης παραπόνων;
  • Υπάρχει φάκελος με αποφάσεις, καταστατικό, μισθώσεις, άδειες, συμβάσεις, φορολογικά στοιχεία και αποδεικτικά υποβολών;

10. Πότε πρέπει να προηγηθεί εξατομικευμένος έλεγχος

Δικηγορικός έλεγχος πριν την έναρξη είναι ιδιαίτερα χρήσιμος όταν υπάρχουν περισσότεροι εταίροι, επενδυτής, δάνειο, προσωπικές εγγυήσεις, επαγγελματική μίσθωση, εργαζόμενοι, ηλεκτρονικές πωλήσεις, επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων, δραστηριότητα με ειδική άδεια ή ουσιαστική εξάρτηση από εμπορικό σήμα και πνευματική ιδιοκτησία.

Ο στόχος δεν είναι να καθυστερήσει η επιχειρηματική έναρξη. Είναι να ξεκινήσει με καθαρό πλαίσιο, ώστε η πρώτη πώληση, η πρώτη πρόσληψη, η πρώτη συνεργασία και η πρώτη σύμβαση να μην δημιουργήσουν πρόβλημα που θα κόστιζε πολλαπλάσια αργότερα.

Επίσημες αφετηρίες ελέγχου