Position synthétique : le démarrage sécurisé d'une entreprise ne se limite pas à l'obtention d'un AFM ou à l'inscription au GEMI. Il s'agit d'abord d'une décision juridique sur la personne qui assume la responsabilité, avec quel patrimoine, avec quels associés, dans quel local, avec quelles autorisations et avec quelle protection contractuelle à l'égard des clients, fournisseurs, salariés et partenaires.

Le guide qui suit a un caractère informatif et ne remplace pas un conseil juridique individualisé. En pratique, une même activité peut entraîner des obligations différentes selon le KAD, le lieu d'établissement, l'utilisation de données à caractère personnel, la participation d'associés, l'existence de salariés et le mode de vente.

1. La première décision juridique concerne la forme de l'entreprise

Le choix entre entreprise individuelle et forme sociétaire ne doit pas être fait uniquement en fonction du coût de constitution. La question essentielle est de savoir qui est exposé juridiquement et financièrement si l'entreprise crée des dettes, si un différend survient avec un associé, si un client présente une réclamation ou si un financement devient nécessaire.

Entreprise individuelle

L'entreprise individuelle est généralement plus simple pour une personne qui commence seule et souhaite activer rapidement son activité. Son inconvénient est que l'entrepreneur agit sans séparation sociétaire de responsabilité. Les obligations commerciales, fiscales et contractuelles sont directement liées à sa personne. Pour des activités à faible risque, elle peut être une solution pratique, mais elle n'est pas un choix neutre lorsqu'il existe des stocks importants, un bail professionnel, du personnel, un emprunt ou des réclamations potentielles de clients.

Forme sociétaire

La société organise un véhicule distinct d'activité et permet de mieux encadrer les relations entre associés. Cela ne signifie pas que tout risque personnel disparaît. Les garanties personnelles, la responsabilité du gérant, les obligations fiscales et sociales, les actes déloyaux ou le non-respect des procédures sociétaires peuvent réintroduire une exposition personnelle.

  • IKE : choix fréquent pour les petites et moyennes activités, avec une structure souple et, en principe, une responsabilité limitée. Des statuts attentifs sont nécessaires, surtout dans les sociétés comprenant plusieurs associés.
  • OE ou EE : peuvent convenir à une collaboration personnelle étroite, mais la responsabilité des associés indéfiniment responsables constitue un point de contrôle sérieux.
  • AE : indiquée lorsqu'il existe un besoin de gouvernance sociétaire plus complexe, d'investisseurs, de transfert d'actions ou d'une image de capital plus importante.

Dans une entreprise à plusieurs personnes, les statuts ne doivent pas rester au modèle purement formel. Il faut examiner les droits de vote, l'entrée et la sortie des associés, la cession de parts, le décès ou l'incapacité d'un associé, le blocage dans la prise de décision, la rémunération du gérant, l'interdiction de concurrence et le traitement de la propriété intellectuelle.

2. Constitution, GEMI, AADE et affiliation sociale

Pour les formes sociétaires, la constitution se fait généralement par le Service électronique à guichet unique. La procédure est liée au contrôle préalable de la dénomination, aux statuts, à l'acceptation par les membres, à l'inscription au GEMI et à la chambre compétente, à l'obtention d'un AFM et à la mise à jour des systèmes compétents. La facilité de la procédure électronique ne supprime pas la nécessité d'un contrôle juridique préalable des conditions de collaboration.

Pour une entreprise individuelle, le démarrage peut être effectué numériquement pour les personnes physiques exerçant avec un siège en Grèce, selon la procédure prévue par gov.gr et l'AADE. Avant la première transaction, il faut s'assurer que l'activité, le siège et les KAD ont été correctement déclarés. Un KAD erroné ou incomplet n'est pas un simple détail, car il peut affecter l'autorisation d'exercice, la TVA, l'assurance sociale et la possibilité de facturer légalement.

Après le démarrage auprès de l'administration fiscale, les non-salariés soumis à une obligation d'assurance doivent également procéder à leur inscription ou affiliation auprès de l'e-EFKA, selon leur qualité assurantielle et les KAD déclarés. Une attention particulière est nécessaire pour les gérants de sociétés, l'emploi salarié parallèle, les retraités, les professionnels relevant de caisses spéciales et les personnes qui commencent pour la première fois.

3. Siège et local professionnel

Le siège n'est pas seulement une adresse pour le fisc. Il doit exister une base légale d'utilisation du local, telle qu'un bail, une propriété ou une mise à disposition, et il faut vérifier si l'usage concret est autorisé par le bail, le règlement de copropriété, les restrictions d'urbanisme ou un régime d'autorisation spécifique.

Dans un bail professionnel, avant la signature, il faut vérifier au minimum la durée, la possibilité de sous-location ou de cohabitation professionnelle, les travaux d'aménagement, les obligations relatives aux autorisations, la TVA sur le bail lorsqu'elle se pose, les garanties, la résiliation anticipée et la restitution du local. De nombreuses nouvelles entreprises s'engagent dans un local inadapté avant de confirmer que l'activité y est autorisée.

4. Autorisations, notifications et activités réglementées

Le démarrage fiscal ne signifie pas automatiquement le droit d'exploiter toute activité. Certains secteurs exigent une notification de début d'activité, une approbation, des spécifications particulières du local, un responsable scientifique, un dossier technique ou la conservation de justificatifs sur place. Le dépôt des notifications de la loi n. 4442/2016 se fait désormais par l'environnement d'information OpenBusiness concerné ou par le service successeur vers lequel renvoie NotifyBusiness.

Juridiquement, la bonne démarche consiste à effectuer un contrôle par KAD et par activité réelle avant le début de l'exploitation. Un bureau de prestation de services, un établissement d'intérêt sanitaire, une activité de transformation, un service touristique ou une activité comportant des équipements, des déchets ou des règles particulières de santé et de sécurité peuvent recevoir des traitements différents.

5. Les contrats qui doivent exister avant le début de l'activité

La nouvelle entreprise ne doit pas fonctionner avec des accords verbaux dans les relations critiques. Le contrat n'est pas un obstacle formel, mais un mécanisme de preuve, de prévention et de limitation du dommage. Des textes différents sont nécessaires selon le modèle d'exploitation.

  • Entre associés : statuts et, lorsque nécessaire, pacte privé d'associés pour la direction, le financement, les rôles, le retrait et la résolution des blocages.
  • Avec les clients : conditions claires de mission, objet, rémunération, livrables, délais, limites de responsabilité, procédure de modifications et preuve d'acceptation.
  • Avec les fournisseurs : délai de livraison, qualité, garantie, retours, clauses de retard, droits de contrôle et résiliation du contrat.
  • Avec les partenaires : distinction entre collaboration indépendante et travail salarié, confidentialité, non-utilisation de la clientèle et droits de propriété intellectuelle.
  • Pour les ventes électroniques : conditions d'utilisation, politique de retours, information du consommateur, protection des données à caractère personnel et règles relatives aux cookies.

La faiblesse la plus fréquente des nouvelles entreprises est que les accords sont rédigés après l'apparition du conflit. Dans ce cas, le contrat ne prévient plus le problème ; il tente seulement de prouver ce qui avait été convenu.

6. Salariés, partenaires et relation réelle de travail

Si l'entreprise emploie du personnel, l'organisation doit être en place avant le premier jour de travail. Il ne suffit pas d'avoir un accord sur la rémunération. Il faut une déclaration correcte en matière sociale et de droit du travail, un poste clairement défini, un horaire, des rémunérations, des politiques relatives au matériel, la confidentialité et des règles d'accès aux données ou aux systèmes de l'entreprise.

Une attention particulière est nécessaire pour les partenaires facturant des prestations de services. Le titre du contrat ne détermine pas à lui seul la véritable nature juridique de la relation. S'il existe des éléments de travail salarié, tels qu'un horaire fixe, l'exclusivité, le contrôle hiérarchique et l'intégration dans l'organisation de l'entreprise, la relation peut être qualifiée autrement que ce que prévoit le contrat.

7. Données à caractère personnel et fonctionnement numérique

Toute entreprise qui collecte des données de clients, de salariés, de visiteurs de site internet ou de partenaires traite des données à caractère personnel. La conformité ne se limite pas à une politique de confidentialité copiée. Il faut savoir quelles données sont collectées, à quelle fin, sur quelle base juridique, pendant combien de temps elles sont conservées, qui y a accès et quels prestataires tiers sont utilisés.

Sur les sites internet, boutiques en ligne, formulaires de contact et newsletters, une information claire de l'utilisateur est nécessaire. Pour les outils d'analyse, les pixels publicitaires et les cookies non nécessaires, une attention particulière doit être portée au consentement. Si l'activité implique un suivi systématique, des données sensibles ou un traitement à grande échelle, il faut examiner si des mesures supplémentaires sont requises, telles qu'une analyse d'impact ou la désignation d'un délégué à la protection des données.

8. Propriété intellectuelle, marque et identité d'entreprise

Le nom de l'entreprise, le domaine, le logo, le logiciel, les photographies, les textes, les bases de données et les comptes de réseaux sociaux ont une valeur économique. Avant d'investir du temps et de l'argent dans une marque, il faut vérifier si la dénomination ou le titre distinctif entre en conflit avec des droits préexistants et s'il est nécessaire d'enregistrer une marque.

Lorsqu'un tiers crée un logo, un site internet, des photographies ou un logiciel, l'entreprise doit disposer d'une cession écrite ou d'une licence d'utilisation des droits concernés. Le paiement d'un créateur ne signifie pas toujours une cession complète de la propriété intellectuelle, si cela n'est pas expressément prévu.

9. Contrôle pratique avant la première transaction

  • La forme juridique a-t-elle été choisie sur la base de la responsabilité, des associés, du financement et du risque réel de l'activité ?
  • La dénomination, le titre distinctif, le domaine et une éventuelle marque ont-ils été vérifiés ?
  • La constitution ou le démarrage a-t-il été correctement achevé auprès du GEMI, de l'AADE et, lorsque requis, des organismes d'assurance sociale ?
  • Les KAD reflètent-ils l'activité réelle et les conséquences en matière d'autorisation ont-elles été contrôlées ?
  • Le siège ou le local professionnel autorise-t-il l'usage concret prévu ?
  • Existe-t-il des contrats écrits avec les associés, les clients, les fournisseurs et les partenaires principaux ?
  • Les salariés ou partenaires ont-ils été organisés sans créer d'obligations cachées en droit du travail ou en assurance sociale ?
  • Existe-t-il une politique de confidentialité, des règles relatives aux cookies, un registre des traitements de base et des contrats avec les sous-traitants lorsque nécessaire ?
  • Les conditions de paiement, de facturation, de retours, de garanties et de gestion des réclamations ont-elles été définies ?
  • Existe-t-il un dossier contenant décisions, statuts, baux, autorisations, contrats, éléments fiscaux et preuves de dépôt ?

10. Quand un contrôle individualisé doit-il précéder le démarrage ?

Un contrôle par avocat avant le démarrage est particulièrement utile lorsqu'il existe plusieurs associés, un investisseur, un prêt, des garanties personnelles, un bail professionnel, des salariés, des ventes électroniques, un traitement de données sensibles, une activité soumise à autorisation spéciale ou une dépendance substantielle à une marque et à la propriété intellectuelle.

L'objectif n'est pas de retarder le lancement de l'entreprise. Il est de commencer avec un cadre clair, afin que la première vente, la première embauche, la première collaboration et le premier contrat ne créent pas un problème qui coûterait plusieurs fois plus cher par la suite.

Points de départ officiels pour le contrôle