Η αλλαγή που δεν φαίνεται πάντα μεγάλη, μέχρι να τη χρειαστείτε

Για πολλά χρόνια, μια απλή υπογραφή μπορούσε να γίνει μικρή περιπέτεια. Έπρεπε να βρεθεί χρόνος για ΚΕΠ, αστυνομικό τμήμα ή άλλη υπηρεσία, να υπάρχει εκτυπωμένο έγγραφο, να γίνει αναμονή, να μπει σφραγίδα, να σταλεί αντίγραφο, να κρατηθεί φωτοτυπία. Για τον άνθρωπο που εργάζεται, για τον γονέα που τρέχει, για τον κάτοικο νησιού ή χωριού, για τον Έλληνα του εξωτερικού, αυτή η μικρή διαδικασία μπορούσε να χαλάσει ολόκληρη ημέρα.

Το gov.gr δεν εξαφάνισε κάθε δυσκολία του Δημοσίου. Άλλαξε όμως κάτι ουσιαστικό: πολλές καθημερινές συναλλαγές δεν ξεκινούν πια από το γκισέ, αλλά από την ταυτοποίηση του πολίτη και ένα ψηφιακό έγγραφο που μπορεί να ελεγχθεί. Αυτό σημαίνει λιγότερες μετακινήσεις, λιγότερες φωτοτυπίες, καθαρότερο ίχνος και πιο γρήγορη επικοινωνία με υπηρεσίες, επιχειρήσεις και επαγγελματίες.

Τι εννοούμε όταν λέμε ψηφιακή υπογραφή μέσω gov.gr

Στην καθημερινή γλώσσα πολλοί λέμε ψηφιακή υπογραφή για κάθε έγγραφο που εκδίδεται ή βεβαιώνεται ηλεκτρονικά. Νομικά και τεχνικά, όμως, υπάρχουν διαφορές που αξίζει να γνωρίζουμε.

Στο gov.gr ο πολίτης μπορεί να εκδώσει ηλεκτρονικά υπεύθυνη δήλωση, εξουσιοδότηση, ψηφιακή βεβαίωση εγγράφου και ψηφιακή βεβαίωση ιδιωτικού συμφωνητικού. Στην ψηφιακή βεβαίωση εγγράφου, το έγγραφο αποκτά μοναδικό κωδικό επαλήθευσης, QR code και ηλεκτρονική σφραγίδα. Η διαδικασία αυτή είναι πολύ χρήσιμη όταν χρειάζεται ένα έγγραφο που να δείχνει με ασφαλή τρόπο ποιος το εξέδωσε και ότι το περιεχόμενό του μπορεί να επαληθευτεί.

Άλλο πράγμα είναι η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή με πιστοποιητικό, όπως αυτή που παρέχεται μέσω της ΑΠΕΔ ή άλλου εγκεκριμένου παρόχου. Αυτή είναι πιο ειδική λύση και χρησιμοποιείται συχνά από επαγγελματίες, εκπροσώπους επιχειρήσεων και πρόσωπα που υπογράφουν συστηματικά ηλεκτρονικά έγγραφα με αυξημένη νομική βαρύτητα. Για τον απλό πολίτη, όμως, πολλές καθημερινές ανάγκες καλύπτονται ήδη από τα ψηφιακά έγγραφα του gov.gr.

Τι χρειάζεται πριν ξεκινήσετε

Η βασική προϋπόθεση είναι να μπορείτε να ταυτοποιηθείτε. Συνήθως αυτό γίνεται είτε με προσωπικούς κωδικούς Taxisnet, αφού έχει επιβεβαιωθεί το κινητό σας στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας, είτε με κωδικούς web banking όταν η υπηρεσία το επιτρέπει. Θα χρειαστείτε και το κινητό σας, γιατί η έκδοση εγγράφων ολοκληρώνεται με κωδικό επιβεβαίωσης.

Αν θέλετε να βεβαιώσετε δικό σας έγγραφο, πρέπει να το έχετε έτοιμο σε PDF. Το PDF είναι σημαντικό γιατί κρατά σταθερή τη μορφή του εγγράφου. Δεν είναι καλή πρακτική να ανεβάζετε πρόχειρα αρχεία, φωτογραφίες ή μισοτελειωμένα κείμενα. Πριν πατήσετε συνέχεια, ελέγξτε το όνομα, το ΑΦΜ, τις ημερομηνίες, το κείμενο, τα ποσά και κάθε στοιχείο που μπορεί να δημιουργήσει παρεξήγηση.

Πρακτικά βήματα για ψηφιακή βεβαίωση εγγράφου

Η διαδικασία, στην πιο απλή της μορφή, είναι κατανοητή ακόμη και για άνθρωπο που δεν έχει μεγάλη άνεση με την τεχνολογία. Μπαίνετε στο gov.gr ή στην εφαρμογή Ψηφιακά Έγγραφα, βρίσκετε την υπηρεσία ψηφιακής βεβαίωσης εγγράφου, συνδέεστε, επιβεβαιώνετε τα στοιχεία σας, ανεβάζετε το PDF και λαμβάνετε κωδικό στο κινητό. Μετά την επιβεβαίωση, εκδίδεται το έγγραφο με κωδικό επαλήθευσης και QR.

Από εκεί και πέρα μπορείτε να το αποθηκεύσετε, να το στείλετε ηλεκτρονικά ή να το εκτυπώσετε. Το κρίσιμο σημείο είναι ότι ο παραλήπτης δεν στηρίζεται απλώς σε μια εικόνα ή σε ένα αρχείο που θα μπορούσε να έχει αλλοιωθεί. Μπορεί να ελέγξει την εγκυρότητα του εγγράφου με τον κωδικό ή το QR code.

Υπεύθυνη δήλωση και εξουσιοδότηση χωρίς ουρές

Η υπεύθυνη δήλωση και η εξουσιοδότηση είναι δύο από τις πιο συνηθισμένες χρήσεις. Στην πράξη, αυτές οι υπηρεσίες γλιτώνουν πολλές μετακινήσεις. Δεν χρειάζεται να τυπώσετε, να υπογράψετε μπροστά σε υπάλληλο και να ψάχνετε τρόπο αποστολής. Το έγγραφο εκδίδεται ψηφιακά, αποκτά τα στοιχεία επαλήθευσης και μπορεί να σταλεί εκεί που χρειάζεται.

Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε φορέας ή κάθε ιδιωτική συναλλαγή θα δεχθεί πάντα οποιοδήποτε ψηφιακό έγγραφο χωρίς έλεγχο. Σημαίνει όμως ότι υπάρχει πλέον ένας κοινός, αναγνωρίσιμος τρόπος έκδοσης και επαλήθευσης. Όταν έχετε αμφιβολία, ρωτήστε εκ των προτέρων τον φορέα ή τον επαγγελματία που θα παραλάβει το έγγραφο αν δέχεται τη συγκεκριμένη μορφή.

Η Θυρίδα Πολίτη ως αρχείο και σημείο εμπιστοσύνης

Ένα από τα πιο χρήσιμα στοιχεία του gov.gr είναι η Θυρίδα Πολίτη. Εκεί συγκεντρώνονται έγγραφα που εκδώσατε ηλεκτρονικά ή έγγραφα που εκδόθηκαν σε δεύτερο χρόνο από φορείς μέσω της πύλης. Αυτό λειτουργεί σαν ψηφιακό γραμματοκιβώτιο. Δεν χρειάζεται να θυμάστε σε ποιο email στείλατε ένα αρχείο ή σε ποιον φάκελο το αποθηκεύσατε πριν μήνες.

Για τον πολίτη αυτό έχει πρακτική αξία. Μπορεί να ξαναβρεί μια υπεύθυνη δήλωση, μια εξουσιοδότηση ή άλλο έγγραφο, να το κατεβάσει και να το χρησιμοποιήσει όπου χρειάζεται. Για τους φορείς και τους επαγγελματίες έχει επίσης αξία, γιατί η επαλήθευση γίνεται με πιο καθαρούς κανόνες.

Τι αλλάζει στην καθημερινή γραφειοκρατία

Η ψηφιακή εποχή δεν είναι μόνο θέμα ευκολίας. Είναι και θέμα ισότητας πρόσβασης. Ο άνθρωπος που μένει μακριά από μεγάλο αστικό κέντρο δεν πρέπει να χάνει ολόκληρη ημέρα για μια δήλωση. Ο επαγγελματίας δεν πρέπει να διακόπτει συνεχώς τη δουλειά του για χαρτιά. Ο ηλικιωμένος που βοηθιέται από συγγενή πρέπει να μπορεί να κάνει μια διαδικασία με καθαρά βήματα και όχι με δαιδαλώδεις οδηγίες.

Το μεγάλο όφελος είναι ότι αρκετές διαδικασίες αποκτούν αρχή, τέλος και απόδειξη. Ξέρετε πότε εκδόθηκε το έγγραφο, ποιος το εξέδωσε, πώς ελέγχεται και πού φυλάσσεται. Αυτό περιορίζει τις αμφισβητήσεις και κάνει πιο εύκολη την επικοινωνία με δημόσιες υπηρεσίες, τράπεζες, ασφαλιστικές, εργοδότες, επαγγελματίες και δικηγόρους.

Το νέο βήμα: έγγραφα από νομικά πρόσωπα προς πολίτες

Η εξέλιξη δεν σταματά στην έκδοση εγγράφων από τον ίδιο τον πολίτη. Υπάρχουν πλέον υπηρεσίες όπου ένα νομικό πρόσωπο μπορεί να δημιουργεί ένα προτυποποιημένο ιδιωτικό έγγραφο και οι πολίτες που εμπλέκονται να το υπογράφουν ψηφιακά μέσω gov.gr. Έτσι, σε ορισμένες συναλλαγές, το έγγραφο δεν κυκλοφορεί ως απλό συνημμένο email, αλλά περνά από ασφαλέστερη ροή με ταυτοποίηση, θυρίδα και επαλήθευση.

Αυτό είναι σημαντικό για την αγορά, γιατί μειώνει λάθη και καθυστερήσεις. Είναι επίσης σημαντικό για τον πολίτη, γιατί μπορεί να βλέπει πιο καθαρά τι καλείται να υπογράψει και να κρατά αντίγραφο στο ψηφιακό του αρχείο.

Τι πρέπει να προσέχετε

Η ευκολία δεν σημαίνει απροσεξία. Μην δίνετε ποτέ κωδικούς Taxisnet, web banking ή κωδικούς SMS σε τρίτους. Μην ανοίγετε συνδέσμους από άγνωστα μηνύματα που παριστάνουν το gov.gr. Πληκτρολογήστε μόνοι σας τη διεύθυνση ή χρησιμοποιήστε επίσημη εφαρμογή. Αν κάποιος σας πιέζει να υπογράψετε αμέσως χωρίς να διαβάσετε, σταματήστε και ζητήστε χρόνο.

Προσέξτε επίσης το περιεχόμενο του PDF. Η ψηφιακή βεβαίωση δείχνει ότι το έγγραφο βεβαιώθηκε από εσάς, όχι ότι το κείμενο είναι νομικά σωστό ή συμφέρον για εσάς. Αν πρόκειται για συμφωνητικό, μίσθωση, οφειλή, παραίτηση δικαιώματος, δήλωση με οικονομικές συνέπειες ή θέμα οικογένειας και εργασίας, καλό είναι να ζητήσετε νομική αξιολόγηση πριν το εκδώσετε ή το υπογράψετε.

Πότε χρειάζεται δικηγόρος

Δεν χρειάζεται δικηγόρος για κάθε απλή υπεύθυνη δήλωση. Χρειάζεται όμως προσοχή όταν το έγγραφο παράγει συνέπειες που δεν φαίνονται αμέσως. Μια φράση σε εξουσιοδότηση μπορεί να δίνει ευρύ δικαίωμα ενέργειας σε άλλο πρόσωπο. Μια δήλωση μπορεί να χρησιμοποιηθεί αργότερα ως αποδεικτικό. Ένα ιδιωτικό συμφωνητικό μπορεί να δεσμεύει για χρήματα, ακίνητο, εργασία ή επιχείρηση.

Ο δικηγόρος δεν είναι εκεί μόνο για το δικαστήριο. Είναι χρήσιμος και πριν από την υπογραφή, ώστε το κείμενο να λέει ακριβώς αυτό που θέλετε και όχι κάτι παραπάνω. Η ψηφιακή διαδικασία κάνει την υπογραφή πιο εύκολη. Δεν πρέπει να κάνει τη σκέψη πιο γρήγορη από όσο χρειάζεται.

Το συμπέρασμα

Το gov.gr άλλαξε την καθημερινότητα επειδή μετέφερε πολλές μικρές αλλά κουραστικές διαδικασίες από την ουρά στην οθόνη. Η ψηφιακή βεβαίωση, η υπεύθυνη δήλωση, η εξουσιοδότηση, η Θυρίδα Πολίτη και το Gov.gr Wallet δεν είναι απλώς τεχνικές υπηρεσίες. Είναι ένας νέος τρόπος να αποδεικνύεται η ταυτότητα, η πρόθεση και η εγκυρότητα ενός εγγράφου.

Το σωστό κέρδος δεν είναι μόνο ότι γλιτώνουμε χρόνο. Είναι ότι μαθαίνουμε να κρατάμε καλύτερο αρχείο, να ελέγχουμε πριν στείλουμε, να επαληθεύουμε πριν δεχθούμε και να χρησιμοποιούμε το Δημόσιο με λιγότερη ταλαιπωρία. Αυτή είναι η καλή πλευρά της ψηφιακής εποχής: λιγότερη γραφειοκρατία, περισσότερη τάξη, αλλά πάντα με προσοχή στο περιεχόμενο που υπογράφουμε.

Χρήσιμες επίσημες πηγές

Για τα πρακτικά βήματα δείτε τις επίσημες οδηγίες στο Μάθε το gov.gr για την ψηφιακή βεβαίωση εγγράφου. Για έκδοση και έλεγχο εγγράφων δείτε την εφαρμογή Ψηφιακά Έγγραφα gov.gr. Για έγγραφα που φυλάσσονται ψηφιακά δείτε τη Θυρίδα Πολίτη. Για εγκεκριμένες ηλεκτρονικές υπογραφές δείτε τις πληροφορίες της ΑΠΕΔ.

Φωτογραφία άρθρου: Pavel Danilyuk / Pexels.

Ο οδηγός είναι ενημερωτικός και δεν αντικαθιστά εξατομικευμένη νομική συμβουλή για συγκεκριμένη υπόθεση ή συγκεκριμένο έγγραφο.